Doplňujúce informácie o ochrane osobných
údajov pre zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich blízke osoby
I. Pre koho sú
tieto doplňujúce informácie určené?
Tento dokument upravuje doplňujúce
informácie o ochrane údajov zamestnancov, bývalých zamestnancov a ich
blízkych osôb v spoločnosti Quir, s.r.o., Františkánska 6, Trnava 917
01, IČO: 51 434 407, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu
Trnava, Odd. Sro, vl. č.: 41712/T (ďalej ako „Quir“ alebo „prevádzkovateľ“)
a to najmä právny základ a účel spracúvania osobných údajov, rozsah
osobných údajov a dobu ich uchovávania.
Prevádzkovateľ
má určenú zodpovednú osobu, ktorou je spoločnosť Avris Consulting,
s.r.o., Kutlíkova 17, Bratislava 851 02, IČO: 35 962 844,
gdpr@avris.sk.
Otázky,
pripomienky a žiadosti k tomuto dokumentu a informáciám
v ňom uvedených prijíma prevádzkovateľ na emailovej adrese info@quir.sk
alebo priamo u zodpovednej osoby prostredníctvom emailovej adresy gdpr@avris.sk.
II.
Aké osobné údaje a na aký účel sú spracúvané?
Quir spracúva osobné
údaje zamestnancov a ich blízkych osôb na účel:
a) plnenia zákonných povinností
v oblasti sociálneho poistenia, zdravotného poistenia a plnenia daňových
a účtovných povinností
v rozsahu: bežné osobné údaje a
citlivé osobné údaje vyžadované zákonom, a to meno, priezvisko, rodné
priezvisko, titul, rodné číslo, dátum a miesto narodenia, podpis, mzda, plat a
platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie
alebo za výkon pracovnej činnosti, údaje o odpracovanom čase, údaje o
pracovnej neschopnosti, údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci,
údaje o zmenenej pracovnej schopnosti, údaje o zamestnávateľoch, deň začiatku
výkonu pracovnej činnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko,
adresa, dátum narodenia, údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch
detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa, údaje o
čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku,
o druhu dôchodku, rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné
bydlisko, pohlavie.
Právnym základom spracúvania osobných
údajov je zákon.
Ďalej Quir spracúva osobné
údaje zamestnancov na účel:
b) plnenia ďalších zákonných povinností
v oblasti pracovnoprávnej a mzdovej
v rozsahu: bežné osobné údaje a
citlivé osobné údaje, a to meno, priezvisko, rodné priezvisko a titul,
rodné číslo, dátum a miesto narodenia, údaje o bankovom účte fyzickej osoby,
sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom,
peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným
rozhodnutím príslušných orgánov, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe
vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu, údaje o zmenenej pracovnej
schopnosti, údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko a dátum
narodenia, rodné číslo, a vyživovaných deťoch v rozsahu meno, priezvisko, rodné
číslo, údaje o čerpaní materskej a rodičovskej dovolenky, údaje o priznaní dôchodku,
o druhu dôchodku, údaje týkajúce sa zrážok pre doplnkové dôchodkové poistenie,
rodinný stav, štátna príslušnosť, trvalé bydlisko, prechodné bydlisko,
pohlavie, údaje o zamestnávateľovi.
Právnym základom spracúvania osobných
údajov je Zákonník práce a iné súvisiace predpisy.
c) uzatvorenia pracovnej zmluvy podľa
Zákonníka práce
v rozsahu: titul, meno, priezvisko, adresa,
dátum narodenia, pracovná pozícia, miesto výkonu práce, zamestnávateľ, podpis.
Právnym základom spracúvania osobných
údajov je zmluva medzi Quir a zamestnancom.
d) plnenia zákonných
povinností na úseku BOZP
v rozsahu: bežné osobné údaje a
citlivé osobné údaje, a to meno a priezvisko zamestnanca, opis úrazu –
čas, miesto zranenia, druh zranenia, zranená časť tela, podpis zraneného, meno,
priezvisko a podpis svedka, meno, priezvisko a podpis zapisujúceho údaje
zamestnávateľa.
Právnym základom spracúvania osobných
údajov je zákon.
e)
zverejňovania a sprístupňovania identifikačných
a kontaktných údajov zamestnancov
v rozsahu:
titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, miesto výkonu práce, telefónne
číslo, emailová adresa, zamestnávateľ zverejňované cez registračný systém
Fresha.com, v emailovej a inej pracovnej komunikácii, ako aj na
niektorých pracovných dokumentoch.
Právnym
základom spracúvania osobných údajov je oprávnený záujem Quir podporený
zákonnou možnosťou tohto konania v § 78 ods. ods. 3 zákona o ochrane
osobných údajov.
f)
monitorovania priestorov prevádzkovateľa kamerovým
systémom
v rozsahu: podobizeň a obrazové
informácie o správaní sa a konaní zaznamenávaných zamestnancov
Právnym základom spracúvania osobných
údajov je oprávnený záujem Quir spočívajúci v potrebe zabezpečiť ochranu
majetku prevádzkovateľa v priestoroch prevádzkovateľa.
g) propagácie činnosti prevádzkovateľa
zverejňovaním fotografií zamestnancov
v rozsahu: podobizeň a obrazové
informácie vo forme fotografie zverejnenej na webovej stránke a sociálnych
sieťach prevádzkovateľa
Právnym základom spracúvania osobných
údajov je výlučne dobrovoľný súhlas zamestnanca, ktorý je kedykoľvek
odvolateľný.
III. Ako, kedy a od koho Quir osobné údaje získava?
Quir získava osobné údaje priamo od zamestnancov
prostredníctvom:
–
osobného dotazníka vypĺňaného zamestnancom pri nástupe
do zamestnania;
–
uzatvárania pracovnej zmluvy a počas jej plnenia;
–
vyhotovovaním fotografickej snímky so súhlasom
zamestnanca;
–
kamerového systému umiestneného v priestoroch Quir.
IV.
Ako dlho Quir osobné údaje uchováva?
Quir uchováva spracúvané osobné
údaje v jednotlivých prípadoch takto:
Mzdové listy 50 rokov
Výplatné pásky 10 rokov
Rodinné prídavky a materské príspevky 5 rokov
Prehlásenia k dani zo mzdy 10 rokov
Zrážky zo mzdy 5 rokov
Podklady k mzdám 5 rokov
Osobné spisy zamestnancov 70 rokov (od narodenia zamestnanca)
Evidencia dochádzky 5 rokov
Evidencia dovoleniek 5 rokov
Popisy pracovných činností 10 rokov
Dohody mimo pracovného pomeru 10 rokov
Pracovné zmluvy 10 rokov
Dotazník na získavanie údajov
pri nástupe neuchováva sa
Nemocenské poistenie – dávky, prihlášky, odhlášky, zmeny 20
rokov
Pracovná neschopnosť – evidencia, štatistika 5 rokov
Materská dovolenka a neplatené voľno – evidencia 5 rokov
Stravovanie zamestnancov – zabezpečenie 5 rokov
BOZP 10 rokov
GDPR dokumentácia 5 rokov
Identifikačné a kontaktné
údaje zamestnanca do ukončenia pracovného pomeru
Kamerové záznamy 72
hodín od vyhotovenia záznamu
Zverejňovanie fotografií na sociálnych
sieťach a webe do ukončenia pracovného pomeru,
a
podľa podmienok prevádzkovateľov sociálnych sietí
Po ukončení
doby uchovávania sú osobné údaje bezpečným a zákonným spôsobom
zlikvidované.